Dengan perkembangan teknologi
informasi yang berkembang dengan pesat menjadikan teknologi informasi menjadi
suatu bagian yang penting dalam suatu organisasi. Agar teknologi informasi
dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin untuk kepentingan strategi bisnis, dibutuhkan
suatu tata kelola yang baik. Tata kelola teknologi informasi merupakan bagian
terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur
serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan
dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan
organisasi (Surendro,
2009).
Di Universitas Pasundan dengan visi
dan misi yang telah ditetapkan membentuk sebuah lembaga yang bertujuan untuk
mengurus tentang sistem informasi dan peningkatan tata kelola teknologi
informasi yang dinamakan SPTIK (Satuan Pengelola Teknologi Informasi dan
Komunikasi).
Dimulai ketika matakuliah tata kelola
teknologi informasi, timbul keinginan penulis untuk mencoba mempelajari lebih
lanjut bagaimana menilai ukuran dari kinerja tata kelola teknologi informasi di
suatu organisasi. Ukuran tingkat kinerja tata kelola didapat setelah melakukan
pengukuran. Pengukuran tata kelola memungkinkan manajemen dapat
mengidentifikasi kinerja sesungguhnya perusahaan, kondisi sekarang, dan target
peningkatan perusahaan (Radliya et
al., 2015).
Dengan mengambil tempat penelitian di
Universitas Pasundan Bandung, penulis mencoba untuk mengukur tingkatan dari
kinerja tata kelola teknologi informasi di SPTIK Universitas Pasundan di salah
satu layanannya yaitu penerimaan mahasiswa baru online berdasarkan domain COBIT
5 yaitu Deliver, Services and Support
(DSS) dengan fokus terhadap Manage Operations (DSS01).��
Adapun identifikasi masalahnya yaitu
Bagaimana alat ukur berdasarkan COBIT 5 untuk mengukur tingkat kapabilitas
manajemen operasional dari salah satu layanan IT di SPTIK yaitu penerimaan
mahasiswa baru online, bagaimana menyesuaikan materi dari framework COBIT 5
terhadap pengukuran yang akan dilakukan di Universitas Pasundan, bagaimana
menentukan responden dalam pengukuran tingkat kapabilitas di Universitas
Pasundan, apa metode yang digunakan dalam memperoleh informasi sebagai bahan
rujukan dalam menganalisa tingkat kapabilitas layanan IT penerimaan mahasiswa
baru online, bagaimana tingkat kapabilitas dari layanan IT yang sedang berjalan
saat ini, yaitu penerimaan mahasiswa baru online berdasarkan� domain Deliver,
Services and Support (DSS) dan fokus
kepada Manage Operations (DSS01) di
Universitas Pasundan Bandung dan bagaimana kesimpulan analisis dari hasil
pengukuran tingkat kapabilitas layanan IT yang sedang berjalan saat ini, yaitu
penerimaan mahasiswa baru online.
Batasan masalah yang telah
didefinisikan yaitu Standar yang digunakan adalah COBIT 5 �dengan domain Deliver,
Services and Support (DSS) yang berfokus
kepada Manage Operations (DSS01) dan
mengukur tingkat kapabilitas dengan domain Deliver,
Services and Support (DSS) yang berfokus
kepada Manage Operations (DSS01) di
salah satu layanan IT di SPTIK yaitu Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) Online.
Tujuan pengukuran tingkat kapabilitas
di Universitas Pasundan yaitu menentukan alat ukur berdasarkan COBIT 5 untuk
mengukur tingkat kapabilitas manajemen operasional dari salah satu layanan IT
di SPTIK, yaitu penerimaan mahasiswa baru online, menyesuaikan pedoman
framework COBIT 5 terhadap pengukuran yang akan dilakukan di Universitas
Pasundan, menentukan responden dalam pengukuran tingkat kapabilitas di
Universitas Pasundan, metode yang digunakan dalam memperoleh informasi sebagai
bahan rujukan dalam menganalisa tingkat kapabilitas layanan IT penerimaan
mahasiswa baru online, mengetahui tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi di
layanan SPTIK Universitas Pasundan Bandung yaitu penerimaan mahasiswa baru
online dan memberikan hasil analisa dan masukan atas perbaikan berdasarkan
pengukuran tingkat kapabilitas layanan penerimaan mahasiswa baru online.
Tata kelola teknologi informasi
merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup
kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi
perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan
tujuan organisasi (Susrini, 2009). Kegunaan tata kelola teknologi informasi
adalah untuk mengatur penggunaan teknologi informasi, serta untuk memastikan
kinerja teknologi informasi sesuai dengan tujuan keselarasan teknologi
informasi dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan
dari penerapan teknologi informasi, penggunaan teknologi informasi agar
memungkinkan perusahaan mengeksploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan
keuntungan, penggunaan sumber daya teknologi informasi yang bertanggung jawab
dan penanganan manajemen resiko yang terkait teknologi informasi secara tepat (Falahah, 2006).
Control
Objective for Information and Related Technology (COBIT) adalah seperangkat kerangka kerja bagi
manajemen teknologi informasi yang disusun oleh Information Systems Audit and
Control Assosiation (ISACA), dan IT Governance Institute (ITGI) pada 1996.
COBIT� Framework bergerak sebagai
integrator dari praktik� IT governance
dan juga yang dipertimbangkan kepada petinggi manajemen atau manager; manajemen
teknologi informasi dan bisnis; para ahli governance, asuransi dan keamanan;
dan juga para ahli auditor teknologi informasi dan kontrol. Model kapabilitas
dirancang sebagai profil proses teknologi informasi, sehingga organisasi akan
dapat mengenali sebagai deskripsi kemungkinan keadaan sekarang dan mendatang.
Model kapabilitas dimaksudkan untuk mengetahui keberadaan persoalan yang ada
dan bagaimana menentukan prioritas peningkatan (Sihotang,
2015).
Skala Pengukuran
������������� Dalam menentukan tingkat
kapabilitas dari setiap nilai proses dilakukan pemetaan kondisi capability model yang ditetapkan framework COBIT 5 kedalam level dengan skala 0 sampai 5 (Vergantana et
al., 2020)
1) Level 0 Incomplete
Process
2) Level 1 Performed Process
3) Level 2 Managed Process
4) Level 3 Established Process
5) Level 4 Predictable Process
6) Level 5 Optimising Process
Analisis
SPTIK (Satuan Pengelola Teknologi
Informasi dan Komunikasi ) UNPAS adalah sebuah lembaga yang didirikan pada
tahun 2008 melalui SK rektor nomor 130/unpas.R/SK/Q/XII/2007 . Berdirinya SPTIK
dilatarbelakangi oleh kebutuhan adanya sistem informasi yang� mengintegrasikan� data dan proses bisnis semua unit kerja di
lingkungan UNPAS. Kebutuhan ini terutama disebabkan oleh perubahan model
akreditasi dari BAN-PT yang semula berbasis prodi menjadi berbasis institusi
dan juga kebutuhan untuk peningkatan tata kelola guna peningkatan UNPAS secara
keseluruhan.�
Layanan
yang dimiliki oleh SPTIK UNPAS adalah :
1) Layanan Utama
a. Layanan transaksi administrasi akademik.
b. Layanan registrasi.�
c. Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru
online/offline.
d. Layanan e-Learning Support.
2) Layanan Pendukung
a. Layanan dukungan pembelajaran� berbasis ICT.
b. Layanan transaksi� manajemen SDM.
c. Layanan transaksi manajemen� sarana dan prasarana.
d. Layanan pelaporan� untuk kepentingan audit keuangan.
e. Layanan sharing dan kolaborasi�� antar civitas akademika.
f.
Layanan
Humas.
g. Layanan akses intranet 3 kampus.
h. Layanan akses internet� komputer staf administrasi gedung rektorat.
3)
Layanan
akses hotspot.
Tahapan Penilaian
Terdapat tahapan-tahapan penilaian
yang ditempuh dalam melakukan pengukuran tingkat kapabilitas penerimaan
mahasiswa baru online di Universitas Pasundan. tahapan tersebut antara lain :
1) Melakukan observasi terhadap kegiatan PMB.
2) Menyusun pertanyaan berdasarkan referensi yang
disesuaikan dengan manajemen practice
serta activities COBIT 5 dengan
domain Deliver, Services and Support
(DSS) yang berfokus kepada Manage Operations (DSS01)
3) Interview dengan IT
management mengenai hal yang berkenaan dengan manajemen operasional pada
kegiatan PMB.
4) Membuat tabulasi penilaian tingkat kapabilitas
berdasarkan hasil interview dengan responden ahli.
5) Memberikan masukan atas perbaikan berdasarkan
penilaian tingkat kapabilitas.
Populasi dan Sampel
Populasi diartikan sebagai wilayah
generalisasi yang terdiri atas: obyek/subyek yang mempunyai kualitas dan
karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan
kemudian ditarik kesimpulannya. Sedangkan sampel adalah sebagian dari populasi pada
penelitian yang dilakukan (Sari, 2014).
populasi yang
penulis simpulkan adalah pengelola layanan PMB dan SPTIK. Sedangkan sampel yang
penulis simpulkan berdasarkan RACI Chart berikut ini adalah pihak yang paham
akan interaksi� IT didalamnya, yaitu
pihak SPTIK sebagai penyelenggara operasional IT pada layanan PMB, dalam RACI
Chart disebut Head IT Operations.
Hasil
Pengukuran
Definisi dari pengukuran tata kelola
yaitu memungkinkan manajemen dapat mengidentifikasi kinerja sesungguhnya
perusahaan, kondisi sekarang, dan target peningkatan perusahaan (Lestari, 2017).
Berdasarkan rekapitulasi jawaban dari
para responden ahli, maka diperoleh tingkat kapabilitas sebesar 21%, bila
disesuaikan dengan rating scales COBIT 5 maka kategori tingkat kapabilitas PMB
Online adalah masuk kedalam Level 1 - Partially
achieved (Sebagian Tercapai, dengan persentase 15-30%) dalam artian
ada� beberapa bukti dari pencapaian
atribut dalam penilaian proses, tetapi beberapa aspek penilaian dari pencapaian
atribut tersebut mungkin belum dapat diketahui kebenarannya.
Berdasarkan tahapan kegiatan penilaian
yang dimulai dari kegiatan observasi, menyusun pertanyaan, melakukan wawancara,
membuat tabulasi penilaian tingkat kematangan, hingga kesimpulan mengenai
tingkat kematangan berikut adalah rekomendasi perbaikan yang diusulkan oleh
penulis dengan maksud untuk meningkatkan kinerja dari layanan PMB online :
Kebijakan
Jadwal Operasional
Bagian ini menjelaskan tentang rekomendasi
kebijakan yang perlu diterapkan dalam kegiatan layanan PMB online, berikut
penjelasannya :
1. Perlu
dibuat penjadwalan
Dalam
memposting informasi mengenai PMB online di website PMB seperti masa
pendaftaran dan ujian, harga kuliah, brosur, petunjuk pendaftaran online,
jadwal OPMB serta harga formulir pendaftaran sesudah pihak penanggung jawab
kegiatan PMB yaitu rektor menetapkan informasi mengenai PMB tersebut agar calon
mahasiswa dapat mengetahui dan mempersiapkan lebih awal untuk melakukan
pendaftaran ke UNPAS serta agar kegiatan PMB lebih terorganisisir.
2. Perlu
adanya kegiatan monitoring
Monitoring tentang
bagaimana SITU PMB Online agar dapat diakses 24 jam pada saat dimulai hingga
berakhirnya kegiatan PMB. Meskipun dalam SK Rektor segala persiapan PMB
dilakukan dari 1 bulan sebelum kegiatan PMB dimulai, tetapi persiapan yang
matang bukanlah patokan bahwa tidak akan ada gangguan yang terjadi terhadap
SITU PMB Online ketika kegiatan pendaftaran dimulai. Dan perlu juga
mengidentifikasi gangguan mungkin bisa terjadi dalam SITU PMB.
Prosedural
Layanan
Bagian ini menjelaskan tentang
rekomendasi dan improvement terkait dengan prosedur layanan PMB, berikut
penjelasannya :
1.
Mengidentifikasi, dan membuat prosedur
mengenai penanganan gangguan layanan PMB
Penangan baik secara teknis, maupun non teknis (kejadian
yang tidak terduga) agar tidak menghambat kegiatan PMB. Menurut penulis rekomendasi
improvement yang dapat dilakukan
adalah menerapkan insiden tiket yang bukan hanya untuk layanan PMB, tetapi
untuk seluruh layanan yang berjalan di UNPAS. Insiden tiket merupakan prosedur
penanganan gangguan� layanan yang dilakukan
secara by request melalui perantara aplikasi atau sistem yang khusus
melaksanakan pengelolaan insiden tiket. Sebelum menerapkan insiden tiket, perlu
adanya identifikasi mengenai gangguan-gangguan yang sering muncul dalam layanan
PMB dan siapa orang yang berwenang untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
Dan juga diperlukan SOP penanganan gangguan layanan agar layanan tersebut dapat
bekerja dengan baik. Berikut adalah rekomendasi gambaran umum standar prosedur
penanganan gangguan layanan PMB berdasarkan penerapan insiden tiket :
Keterangan
:
HD
: Help Desk
BO
: Bagian Operasional IT
Tabel 1
Rekomendasi Prosedur Penanganan Gangguan Layanan PMB
|
No.
|
Tahapan
Penanganan
|
Divisi
|
|
HD
|
BO
|
|
1.
|
Mencatat
laporan gangguan layanan PMB.
|
P
|
|
|
2.
|
Menentukan
skala prioritas permasalahan gangguan layanan PMB (Skala : high, middle,
low).
|
P
|
|
|
3.
|
Menentukan
siapa yang bertugas menyelesaikan masalah berdasarkan skala prioritas
tersebut, dan memberi request kepada bagian yang telah dipilih untuk menyelesaikan
masalah tersebut.
|
P
|
|
|
4.
|
Menerima
request dari help desk untuk menyelesaikan gangguan layanan PMB.
|
|
P
|
|
5.
|
Menyelesaikan
gangguan layanan PMB berdasarkan request dari help desk.
|
|
P
|
|
6.
|
Memberikan
laporan kepada help desk bahwa gangguan layanan tersebut telah selesai
ditangani.
|
|
P
|
|
7.
|
Menerima
laporan bagian teknis operasional, membuat report bahwa gangguan telah
ditangani dan memberikannya kepada kepala operasional IT.
|
P
|
|
Struktur
Organisasi
Bagian ini menjelaskan tentang rekomendasi
perbaikan berdasarkan pembagian kerja, berikut penjelasannya :
1.
Memastikan kejelasan jobdesk
Kejelasan dalam kegiatan PMB, Masalah ini terlihat ketika penulis mengamati
adanya ketimpangan terkait siapa yang melaksanakan kegiatan public relation (Menjawab pertanyaan,
membalas email, dll.) di web PMB. Dalam dokumen �Profil SPTIK UNPAS� tertulis
bahwa kegiatan tersebut dilaksanakan oleh bagian pengelola konten, public
Relation, e-learning support dan inherent yang masih merupakan bagian dari SPTIK
UNPAS. Tetapi setelah melakukan wawancara dengan ketua tim IT
Penyelenggara PMB, beliau menjawab
bahwa itu merupakan tugas dari bagian humas fakultas teknik UNPAS. Diperlukan
kejelasan jobdesk dalam melakukan kegiatan tersebut agar web UNPAS dan
khususnya web PMB terkelola dengan baik.
Aset
Bagian
ini menjelaskan tentang rekomendasi pendefinisian aset PMB, berikut
penjelasannya :
1. Menentukan
aset PMB
Fungsi nya adalah agar mengetahui dengan jelas
aset yang perlu dilindungi dalam kegiatan PMB online. Penulis mendefinisikan
beberapa aset yang perlu dilindungi dalam kegiatan PMB, yaitu :
1. Data
Data yang dimaksud yaitu data-data� yang berkaitan dengan PMB. contohnya
identitas calon mahasiswa dan nilai ujian calon mahasiswa.
2. Teknologi yang mendukung (Hardware, Software).
Teknologi pendukung yaitu komputer, router,
printer, modem wireless, alat scanning jawaban, server, UPS.
2.
Kurangnya kordinasi antar tim operasional IT
Kekurangan ini terlihat ketika terjadi perbedaan dalam
menjawab beberapa atribut pertanyaan dalam wawancara diantara ketua tim IT
penyelenggara PMB dengan anggota tim. Perbaiki kordinasi antar anggota tim
dengan cara sesekali melakukan rapat internal tim.
Dari pengukuran tingkat kapabilitas
tata kelola teknologi informasi di Universitas Pasundan Bandung dengan fokus
layanan PMB online dapat disimpulkan bahwa tingkat kapabilitas yang diperoleh
yaitu Level 1 - Partially achieved (Sebagian
Tercapai) dengan nilai perhitungan sebesar 21 % dalam artian ada beberapa bukti
pencapaian atas atribut dalam penilaian proses, tetapi beberapa aspek penilaian
dari pencapaian atribut tersebut mungkin belum dapat diketahui kebenarannya. Berikut
adalah kesimpulan lain mengenai pengukuran tingkat kapabilitas di Universitas
Pasundan Bandung. Tidak adanya
jadwal dalam memposting informasi mengenai PMB online di website PMB seperti
masa pendaftaran dan ujian, harga kuliah, brosur, petunjuk pendaftaran online,
jadwal OPMB serta harga formulir pendaftaran. Tidak ada kegiatan monitoring terkait SITU PMB
Online agar dapat diakses 24 jam pada saat dimulai hingga berakhirnya kegiatan
PMB. Tidak ada persiapan ketika muncul suatu
problem yang dapat mengganggu kegiatan PMB. Terjadi ketimpangan terkait siapa yang
melaksanakan kegiatan public relation
(Menjawab pertanyaan, membalas email, dll.) di web PMB. Aset PMB yang belum teridentifikasi. Kurangnya kordinasi antar tim operasional IT,
ini terlihat ketika terjadi perbedaan dalam menjawab beberapa atribut
pertanyaan dalam wawancara diantara ketua tim IT penyelenggara PMB dengan
anggota tim
BLIBLIOGRAFI
Falahah, F. (2006).
Perencanaan Tata Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan Framework Cobit (Studi
Kasus Pada Direktorat Metrologi). Seminar Nasional Aplikasi Teknologi
Informasi (Snati).
Lestari, M. P. (2017). Audit
Sistem Informasi Menggunakan Framework Cobit 4.1 Pada Domain Acquisition &
Implementation (Ai) Untuk Evaluasi Manajemen Pada Cv. Cotelligent Indonesia.
Universitas Widyatama.
Radliya, N. R., Hadiana,
A., & Afrianto, I. (2015). Audit Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(Studi Kasus Pada Rsud Kota Tasikmalaya). Jurnal Tata Kelola Dan Kerangka
Kerja Teknologi Informasi, 1(2).
Sari, S. (2014).
Penerapan Framework Cobit 5 Pada Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Di Dinas
Komunikasi Dan Informatika Kabupaten Oku. Jurnal Mahasiswa Teknik
Informatika.
Sihotang, H. T. (2015).
Penerapan Tata Kelola Teknologi Informasi Dengan Menggunakan Cobit Framework
4.1 Studi Kasus Pada Pt. Perkebunan Nusantara Iii Medan (Persero). Jurnal
Mantik Penusa, 17(1).
Surendro, K. (2009).
Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung: Informatika.
Susrini, N. K. (2009). Google:
Mesin Pencari Yang Ditakuti Raksasa Microsoft. Bentang-B First.
Vergantana, I., Dantes,
I. G. R., & Aryanto, K. Y. E. (2020). Evaluation Of Governance Financial
Management Information System (Sipkd) With Framework Of Cobit 5 In The
Government Of Denpasar City. Journal Of Physics: Conference Series, 1516(1),
12007.
Isaca. �Process Assessment Model (Pam): Using
Cobit 5�. Rolling Meadows, Il 60008 Usa. 2013.
Isaca. �Self Assessment Guide : Using
Cobit� 5�. Rolling Meadows, Il 60008 Usa.
2013.
Isaca. �Assessor Guide: Using Cobit 5�.
Rolling Meadows, Il 60008 Usa. 2013.
Isaca. �A Bussiness Framework For The
Governance And Management Of Enterprise It�. Rolling Meadows, Il 60008 Usa.
2012.
Isaca. �Enabling Processes�. Rolling Meadows,
Il 60008 Usa. 2012.
Safitri, Herlina. �Pembuatan
Service Catalog Penerimaan Mahasiswa Baru Di Lingkungan Univeristas Pasundan�. Skripsi
Pada Universitas Pasundan, Bandung : Tidak Diterbitkan. 2011.
Sari,
Septika., Syahril Rizal., Rusmala Santi. �Penerapan Framework Cobit 5 Pada
Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Di Dinas Komunikasi Dan Informatika Oku�.
April 2014.
Surendro, Kridanto. �Implementasi Tata Kelola Teknologi
Informasi�. Bandung: Informatika. 2009.
|
Copyright holder:
Prayoga Adhi
Pangestu (2023)
|
|
First publication
right:
Jurnal Syntax Admiration
|
|
This article is
licensed under:
|
